다음은 교회 문서의 기록과 보관에 대해서 사무장님이 각 구역별로 보내드리는 글입니다.
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교회 문서의 기록과 보관
신자들이 교회 안에서 성사를 받으면 교회 문서에 그 사실을 기록 보관하게 되어 있습니다. 교회 문서 기록과 보관은 성사가 집전된 곳에서 일반적으로 관리됩니다.
킬린에 있는 성 정하상 성당에서 영세를 받았으면 그 기록과 보관은 그곳에서 관리하게 됩니다. 그리고 사목자의 판단에 따라 성사 기록을 성사 받은 사람에게 증명서로 발급하고 있습니다. 킬린에서 성사 받은 신자가 오스틴에 있는 성 김대건 성당에다 성사 기록을 문의하면 답변드릴 수 없습니다.
우리 오스틴 교구는 로마 교황청에 허락에 따라,각 본당에서 성사 기록을 문서로 보관하고 또 디지털로 그 기록을 보관하도록 하고 있습니다. 그래서 우리 성당은 성사받은 기록을 본인이 보관하고, 성당에서 보관하고, 교구에서 보관하고 있습니다.
성사 받으실 때 작성되는 신청서는 신자 분들의 협조가 절대적으로 필요합니다. 본인의 올바른 이름을 적으시고, 영문으로 작성하실 때도 올바른 철자로 작성하여야 합니다.
신청서를 작성할 때, 정확성을 위하여 출생 증명서,여권의 사본 등을 요구하기도 합니다.
주일 날 미사만 참석하시는 분들은 교회의 문서와 아무런 관련이 없을 수도 있습니다. 그러나 교회 안에서 결혼하거나, 자녀를 영세를 시키거나, 대부모를 할 경우 교회의 문서는 절대적으로 필요합니다.
미국에 있는 한인 성당들 대부분이 행정 사무를 보는 사람들이 파트 타임으로 일하거나, 교회 행정에 대한 지식 부족으로 그리고 성사 집전자이신 신부님들이 안식년으로 잠시 미국에 계시다 성사 집전만 하시고 떠나시고, 행정 사무를 보는 사람을 구하지 못하시는 등등 여러 사정으로 이 일들을 소홀히 하여 왔습니다.
교회 안에서 성사를 받으면 영세인 경우 그 기록과 보관이 성사가 행해진 곳에서 기록 보관되고, 견진을 받으면 그 기록과 보관이 성사가 행해진 곳에 기록 보관됨은 물론이고 그 성사 사실을 처음 영세를 받은 곳에 알릴 의무가 있음을 교회법에서는 가르치고 있습니다. 그럼 첫 영성체인 경우는? 혼배 성사인 경우는? 모든 성사가 마찬가지로 영세 받은 성당에 모두 통보해 주기로 되어 있습니다. 그래서 우리가 알고 있는 교적을 옮긴다는 것은 올바른 표현이 아닙니다.
이번 사목회를 깃점으로 저는 성당 행정 사무를 보는 사람으로서 신자 분들의 모든 성사 기록을 말끔히 정리해 드리도록 하겠습니다. 영세를 한국에서 받았던 전 세계 어디에서 받았던 관계없이 이는 가능한 일입니다.
구역모임이나 제 단체에서 이번 기회에 신자 기록을 재정비하도록 도와 주십시오.
교회 문서의 기록과 보관 
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